Hevosella tulee olla hevospassi WAHO:n (World Arabian Horse Organization) hyväksymästä kantakirjasta. Passin lisäksi tarvitaan vientisertifikaatti (export certificate) lähtömaan kantakirjasta. Sertifikaatti tulee tilata ennen hevosen maastavientiä ja se voi olla joko väliaikainen (hevosen oleskelu kohdemaassa max. 6 kk) tai lopullinen, jolloin hevosen rekisterimaa vaihtuu. Sertifikaatin tilaa kantakirjaan merkitty omistaja. Omistajanvaihdos päivitetään sertifikaatin tilaamisen yhteydessä kantakirjamaahan
Sertifikaatti ja hevosen DNA-tiedot toimitetaan lähtömaan kantakirjasta suoraan Suomen Hippokseen. Sertifikaattia ei siis koskaan anneta omistajalle vaan se kulkee aina kantakirjaa ylläpitävien järjestöjen välillä.
Mikäli hevosta ei ole merkitty WAHO:n hyväksymään kantakirjaan, sitä ei voida rekisteröidä rodulla arabialainen täysverinen, vaikka passiin olisi niin roduksi merkitty. Silloin hevonen merkitään tietokantaan jalostusjärjestön passissa olevilla sukutiedoilla, mutta ilman rotua.
Rekisteröinnissä noudatetaan WAHO:n sääntöjä. Hevoselle, jonka passi on kadonnut, tulee passin kaksoiskappale hankkia passin myöntäneeltä järjestöltä. Omistajanvaihdosten sekä kantakirjatietojen tulee olla ajan tasalla.
Kilpailujärjestöjen (Equestrian federation, FEI) passit eivät ole riittäviä asiakirjoja rekisteröintiin vaan hevosella tulee olla aina myös kantakirjan myöntämä hevospassi!
Täysiveriarabeilla DNA-määritys on pakollinen rekisteröinnin yhteydessä. DNA-määritys otetaan tunnistuskäynnin yhteydessä. Shagya-arabit ja arabiristeytykset eivät tarvitse DNA-määritystä.