Hevosen omistaja vastaa hevosensa tietojen päivittämisestä. Suurimman osan hevosen tietojen päivityksestä voit hoitaa Oma Tallissa. Siellä voit ilmoittaa mm. oriin kastraatiosta, tamman varsomisesta, ilmoittaa lääkitykset ja merkitä tarvittaessa elinikäisen teuraskiellon sekä ajan koittaessa ilmoittaa hevosen kuolemasta.
Hevosen muuttaessa toiseen maahan muista ilmoittaa sen viennistä. Lisätietoja maastaviennistä löydät ”Hyödyllisiä linkkejä” -kohdasta.
Hevosen omistajuuden muuttuessa tunnistusasiakirja on luovutettava uudelle omistajalle ja omistajuustieto tulee päivittää tietokantaan sähköisellä ilmoituksella (OmaTalli) tai täyttämällä omistajanvaihdoskaavake (kts. ”lomakkeet”).
Hevosia pitävien toimijoiden on varmistettava, että tunnistusasiakirja on aina hevosen mukana ja että tunnistusasiakirjaan merkityt tiedot (mikrosirun numeron ja teurastuskelpoisuuden, ruunauksen, sekä muun olennaisen tiedon osalta) ovat aina ajan tasalla ja oikein. Jos edellä mainittuihin hevosen tunnistusasiakirjan tietoihin tulee muutoksia, toimijan tulee toimittaa Hippokselle tietokannan päivitystä varten. Muutos hevosen mikrosirun numerossa tai teurastuskelpoisuudessa tulee ilmoittaa Hippokselle seitsemän päivän sisällä tapahtumasta.
Hevosen kuoleman jälkeen toimijan on palautettava tunnistusasiakirja ja mahdollinen erillinen omistajatodistus tunnistusasiakirjan myöntäneelle taholle, paitsi jos hevonen on teurastettu virallisessa teurastamossa tai tunnistusasiakirja on muutoin luovutettu virkaeläinlääkärille. Ulkomaisen organisaation myöntämät tunnistusasiakirjat palautetaan Ruokavirastoon (hevosten yhteyspiste), joka lähettää passit sen alunperin myöntäneelle organisaatiolle, mitätöitäväksi. Suomen Hippoksen myöntämät passit lähetetään Suomen Hippokseen mitätöitäväksi.
Jos hevosta pitävä toimija ei ole hevosen omistaja, hänen on toimittava eläimen omistajan puolesta ja yhteisymmärryksessä omistajan kanssa.