Oriinpitäjä tai sperman maahantuoja on vastuussa oriin astutuskirjanpidosta. Astutuskirjanpito tehdään sähköisesti Heppa-järjestelmään ja sitä varten tarvitaan oriinpitäjän tunnukset, jotka lisätään pyynnöstä. Astutukset on ilmoitettava 14.9. mennessä.
Ratsuhevoset ja ponirodut: Jos joku muu kuin oriin alkuperäinen luvanhakija käyttää samaa oritta omien hankintakanaviensa kautta, myös tämän henkilön on ilmoittauduttava Suomen Hippokseen sperman maahantuojaksi ja maksettava lisenssimaksu. Tämän lisäksi hänen on ylläpidettävä omaa astutuskirjanpitoa niiden tammojen osalta, jotka on siemennetty hänen kauttaan.
Suomessa astuvien tammakohtaisen lisenssin oriiden (FWB, Jalostusluokka II) astutuskirjanpidon ja syntymätodistusten kuittaamisen hoitaa kyseisen oriin oriinpitäjä, ei tammakohtaisen luvan hakija.
Islanninhevosten tammakohtaisen luvan hakija vastaa oriin astutustietojen kirjaamisesta ja kuittaa syntymätodistuksen.