Uuden asetuksen mukaan kaikki Suomeen yli 90 päiväksi toisesta jäsenvaltiosta saapuneet hevoseläimet sekä ne Suomessa syntyneet hevoseläimet, joille on myönnetty tunnistusasiakirja jossain toisessa jäsenmaassa, tulee ilmoittaa myöntävän toimielimen tietokantaan Suomessa tunnistusasiakirjan tietojen tallentamista varten. Rekisteröityjen hevoseläinten osalta ilmoitukset tehdään kunkin rodun kantakirjaa pitävälle yhteisölle tai sellaisen puuttuessa Suomen Hippokselle, joka vastaanottaa tällä hetkellä myös ei-rekisteröityjen hevoseläinten ilmoitukset.
Ilmoitukset tietokantaan
Ilmoitusta varten tunnistusasiakirja tulee lähettää myöntävään toimielimeen passin tietojen kirjaamista varten. Ilmoitukset tulee tehdä 30 päivän kuluessa siitä, kun eläin on tuotu maahan toisesta jäsenvaltiosta tai kun Suomessa syntyneelle eläimelle on myönnetty tunnistusasiakirja toisessa jäsenvaltiossa. Ilmoittautumisvaatimus ei kuitenkaan koske siitosoreja, jotka on tuotu maahan pelkästään lisääntymiskauden ajaksi.
Vaatimus koskee myös kaikkia niitä hevoseläimiä, jotka ovat saapuneet maahan ennen 1.1.2016 ja jotka eivät vielä ole tietokannassa. Käytännössä kaikkien näiden hevoseläinten tunnistusasiakirjat tulee toimittaa myöntävälle toimielimelle tietojen tallentamiseksi tietokantaan viimeistään 31.12.2016.
Rekisteröityjen hevoseläinten osalta ilmoitukset tehdään kunkin rodun kantakirjaa pitävälle yhteisölle tai sellaisen puuttuessa Suomen Hippokselle, joka vastaanottaa tällä hetkellä myös ei-rekisteröityjen hevoseläinten ilmoitukset. Kun myöntävä toimielin antaa tunnistusasiakirjan tai kirjaa aiemmin myönnettyjä tunnistusasiakirjoja, samalla tallennetaan tietokantaan tiedot eläimestä, siihen kiinnitetystä mikrosirusta sekä henkilöstä, jolle tunnistusasiakirja on luovutettu. Tietoja säilytetään tietokannassa vähintään 35 vuotta tai ainakin 2 vuoden ajan hevoseläimen kuolemasta.
Keskustietokanta
Suomeen on perustettava keskustietokanta, johon kaikkien Suomessa pysyvästi oleskelevien hevoseläinten eri tietokantoihin lakisääteisesti tallennetut tiedot kootaan. Käytännössä tämä tapahtuu siten, että tunnistusasiakirjoja myöntävät toimielimet antavat tiedot keskustietokantaan 15 päivän sisällä siitä, kun tunnistusasiakirjan tiedot on talletettu sen omaan tietokantaan. Eläintenpitäjältä tämä ei vaadi mitään toimenpiteitä.
Keskustietokannan avulla voidaan saada yksittäisen hevoseläimen tunnistustietojen lisäksi myös koottua tietoa muun muassa siitä kuinka monta hevosta Suomessa pysyvästi on tai kuinka monta hevosta tuodaan ja viedään maasta.