Sekä jalostukseen hyväksyttyjen että hyväksymättömien oriiden astutukset tulee ilmoittaa astutusvuoden syyskuun 15. päivään mennessä. Jalostukseen hyväksyttyjen oriiden oriinpitäjille voidaan myöntää oriinpitäjätunnukset, jolloin oriinpitäjä pääsee merkitsemään astutustiedot suoraan Heppa-järjestelmään. Astutustiedot voi ilmoittaa myös vanhaan tapaan toimittamalla oriin astutusluettelo oman alueen hevosjalostusliittoon 15.9. mennessä. Myös jalostusarvostelemattomien oriiden (esim. kotisiitokset) astutustiedot tulee toimittaa kirjallisesti oriinpitäjän oman alueen hevosjalostusliittoon 15.9. mennessä.
Heppa-järjestelmän kautta tehtävä astutusten ilmoittaminen sulkeutuu määräajan jälkeen automaattisesti ja 16.9. jälkeen astutuksia ei pääse enää itse tallentamaan järjestelmään. Tämän jälkeen merkitsemättä jääneet astutukset tulee ilmoittaa oman alueen hevosjalostusliittoon tai Suomen Hippoksen jalostusosastolle kirjallisesti.
1.10. lähtien ilmoitetuista astutuksista peritään jokaisesta uudesta ilmoituskerrasta 20 € palvelumaksu/ori. Oriinpitäjän Heppa-järjestelmään itse tallentamien astutustietojen korjauksesta ei peritä maksua, vaan jo tallennettujen tietojen korjaus on aina maksutonta.
Mikäli astutustiedot on ilmoitettu määräajassa, on tietojen ilmoittaminen maksutonta kuten ennenkin. Muutoksen tavoitteena on saada kaikki astutustiedot järjestelmään määräaikojen puitteissa, mikä mahdollistaa myös tilastojen aikaisemman julkaisemisen.
Oriinpitäjätunnusten hakulomake https://www.hippos.fi/jalostus_ja_nayttelyt/kasvatus/oriinpitajan_muistilista/astutuskirjanpito_hepassa
Hevosjalostusliittojen yhteystiedot http://www.hevosjalostusliitot.fi/portaali/fi/yhteystiedot/index.php
Oriinpitäjän muistilista https://www.hippos.fi/jalostus_ja_nayttelyt/kasvatus/oriinpitajan_muistilista?v_564=50488